Freundlich empfangen, vielfältig unterstützen

Wer den Standort von alpha nova in den Grazer Reininghausgründen betritt, wird zuerst vom Empfangsteam begrüßt. Der Empfang verbindet Service, Organisation und Kommunikation. Oft gleichzeitig.

Neben der ersten Anlaufstelle für Besucher:innen übernimmt das Team zahlreiche organisatorische Aufgaben und sorgt dafür, dass der Arbeitsalltag reibungslos funktioniert. Genau diese Vielfalt macht die Arbeit des vierköpfigen Teams aus.

Organisation mit Überblick

Am Empfang laufen viele Aufgaben zusammen: Das Team beantwortet Anfragen, vermittelt Besprechungsräume, verwaltet Parkplätze, organisiert Büromaterial und unterstützt bei administrativen Tätigkeiten. „Sicher, es gibt Tage, wo zu viel auf einmal passieren soll. Damit können wir aber umgehen. Wenn’s gar nicht mehr weitergeht, hilft Humor – eine wichtige Basis für unsere Tätigkeit.“, erzählt Barbara Mörth. Auch die alpha nova Akademie wird bei Seminaren und Veranstaltungen organisatorisch begleitet. „Vom Kopierpapier bis zu den Kaffeekapseln: Man kann sagen, ich bin für alles da, was nicht auffällt – nur, wenn es fehlt.“, sagt Alexander Vollstuber.

Telefonate, Besuche und interne Anliegen treffen häufig zur selben Zeit ein und erfordern den Überblick über verschiedene Abläufe. Aber es gehört noch mehr dazu: „Ich möchte der Person, die vor mir steht, ein Lächeln entlocken. Das versuche ich an jedem Arbeitstag. Ja, wirklich! Es geht doch alles leichter, wenn man sich wohlfühlt – oder?“, so Gabriela „Gaby“ Klima.

Gemeinsam statt allein

„Wenn ich allein beim Empfang arbeiten würde, wäre das zu viel. Doch im Team schaffen wir es super!“, sagt Tanja Steiner. Das Empfangsteam besteht aus Gabriela Klima, Barbara Mörth, Tanja Steiner und Alexander Vollstuber. Jede:r bringt unterschiedliche Stärken ein, von der Betreuung des Empfangs über organisatorische Tätigkeiten bis hin zur Materialverwaltung und allgemeinen Unterstützung im Haus – die Zusammenarbeit im Team ermöglicht einen reibungslosen Ablauf.

Die erste Anlaufstelle

Der Empfang ist für viele Menschen der erste Kontakt mit alpha nova. Freundlichkeit, Offenheit und Hilfsbereitschaft prägen deshalb den Arbeitsalltag des Teams. Ziel ist es, Besucher:innen, Mitarbeiter:innen und externe Partner:innen bei ihren Anliegen zu unterstützen und eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.